Расписание семинаров

Нет событий

Эффективное деловое совещание

Эффективное деловое совещаниеЧто такое эффективное совещание?

Это такое совещание, в результате проведения которого с минимальными издержками достигаются поставленные перед ним цели.

Для того, чтобы эффективное совещание получилось – нужно применять

  • технологии четкой постановки целей
  • и технологии оптимального решения частных задач совещания.

Стоит сначала разобраться в том, что же такое «совещание» по сути.С формой все понятно – собрались, посидели, поговорили…

А суть?

Совещание – это коллективный разум.

Многоголовый супермозг, обладающий обширными знаниями из разных областей, хранящий и выуживающий в нужный момент самую разнородную информацию.

Многоглазый многоухий многоносый монстр, замечающий в решаемой проблеме огромное количество важных нюансов, которые не в силах заметить кто-то один.

Однако стоит помнить, что и «кушает» такой супермозг довольно плотно. Стоимость индивидуальных размышлений человека с окладом 32 тысячи рублей – около 500 рублей в час, около 8 рублей в минуту. Десять человек на совещании – 5000 рублей в час, 80 рублей в минуту.

Чтобы не повторять ситуацию лебедь-рак-щука, у совещания должна быть единая воля, направляющая его работу на достижение цели и результата, не дающая «растекаться мыслью по древу». Если этой воли нет – все бессмысленно. Хаос победит. Требуется научиться вести совещание, руководить им.

Но и только «железной воли» недостаточно

Совещание призвано решить проблему, с которой не может справиться отдельный человек.

Так же, как любая работа любого отдельно человека должна иметь конечный конкретный результат, и у совещания должен быть результат.

Цель

Обычно говорят о цели совещания.

Грубо говоря, цель – это «политико-идеологическая», «психологическая» формулировка результата1 .

Основные цели совещаний таковы:

  Цель Результат
1 Информационно-организационная (установление единства понимания и обмен информацией) Осознанная участниками информация
2 Обсуждение проблем Заданные вопросы
3 Формулирование задач Описание задач для последующего исполнения. В идеале – четкое и подробное описание видения итога, с цифрами.
4 Выработка вариантов решений Варианты решений, ответы на вопрос «как, каким образом?»
5 Принятие решений Конкретный и подробный план действий

Итог большинства совещаний – информация, оформленная в определенную структуру. Чем больше такой информации и чем она качественнее – тем эффективнее совещание.

Каждая «просто цель» – понятна, но абстрактна.

Если мы добиваемся эффективного проведения совещания – мы должны существенно более четко, чем цель, фиксировать ожидаемый результат совещания.

Например, не просто «принять решение по вопросу строительства автостоянки» (цель), а «Выработать и утвердить объемы, план, бюджет, сроки и т.п. строительства автостоянки (утвердить пакет документации объемом … листов).

Важность совещания можно объективно оценить задав вопрос: чем совещающиеся готовы пожертвовать ради успеха совещания?

1 класса. Не отменяется, не прерывается (в т.ч. – телефонами и СМС) и не переносится.

2 класса. Разрешены телефоны, запрещены отмены и переносы  

3 класса. Запрещены отмены. Перенос только внутри дня

И так далее  - вплоть до жертв личными амбициями и позицией «это не мое дело» 

_________________________________________________________________________________
1 - Например, цель СССР в Великой Отечественной Войне: «Победа над Германией!». А результат: 3 миллиона пленных немцев, 6 миллионов убитых немцев, советские войска на линии …, в Польше, Венгрии, Чехословакии, и так далее. Затраты: 20-30 миллионов человек, 50% национального богатства по состоянию на 21.06.41 – и т.п.