Драйв бюджета. Ода Excelю

Многие помнят «старый», я бы даже сказал – «древний», «тот еще» Excel.

В котором были кривые формулы, масса багов, который отставал от конкурентных табличных процессоров по функционалу и производительности, постоянно «рушился» с «битьем файлов», был принципиально однопользовательской программой, а все многопользовательские «навороты» служили исключительно для того, чтобы подвешивать не только Excel, но и все остальные программы.

Сделать что-то серьезное в Excel'e Древнего Мира было сущим мучением.

Недаром при появлении бухгалтерских программ на базе нормальных СУБД все дружно «соскочили» с Excel'я.

Еще бы: не падает! Можно одновременно работать нескольким пользователям, и они друг другу не мешают! Работают быстро! Я знаю одну крупную компанию, где внедрение 1С началось с того, что владелец лично стоял с секундомером и засекал время на оформление накладной. Древний Excel проиграл со счетом 1:5…

С тех пор многое изменилось. И сейчас работа в Excel реально возможна.

• Появился нормальный макроязык, что дало возможность делать эргономичные первичные формы и избавиться от главной беды Древнего Excel – редактирования первичных данных кем ни попадя
• Появился мощный и удобный механизм сводных таблиц и запросов, позволяющий создавать отчеты и прогнозы любой формы, не заботясь о сложности структуры данных
• Excel перевалил за миллион строк и за шестнадцать тысяч столбцов – и продолжает работать при таких нагрузках. Ну, а на худой конец есть интерфейс с MS SQL…
• Появились мощные и простые функции анализа текстов и работы с данными. Теперь не нужен программист для того, чтобы расшифровать зубодробительный код товара, или по штрих-коду определить его полные параметры. Достаточно получасового практикума.

Почему же Excel еще не вернул себе те позиции, которые он занимал в Древнем Мире?

Ответ прост: сила привычки и лобби бухгалтерских программ.

Что мешает сейчас успешно использовать Excel для бюджетирования в масштабах даже средних и крупных компаний?

Две вещи: незнание о возможности работать с простыми структурами данных вместо запутанных бухгалтерских программ, и нежелание массы материально заинтересованных людей пропустить в мир простые технологии, которые не требуют специалистов-программистов, и могут быть быстро освоены рядовыми руководителями и сотрудниками.

Это как современный цифровой аппарат, которым может пользоваться даже ребенок – против цветной фотографии 1960-х годов.

Когда еще не было машин для обработки пленки и фотобумаги, и все тонкие процессы приходилось отрабатывать вручную.

Так что – достаточно сходить на двухдневный семинар-тренинг к тем, кто умеет делать реальные бюджеты в Excel, и вы получите возможность поставить оперативное бюджетирование в своей компании без привлечения консультантов и специалистов.

Только не перепутайте! Есть люди, которые умеют рисовать бюджет в Excel.

Т.е. сначала они выбивают все необходимые данные из линейных сотрудников – примерно как князь Игорь выбивал дань с древлян. А затем – красиво представляют эти данные с помощью Excel. Рисуют бюджет.

А есть те, кто умеет рассчитывать бюджет с помощью минимума данных.

Отличить их очень просто.

Первые на просьбу предоставить другой вариант бюджета просят дать новые данные… в полном объеме… а вторые – спрашивают, какой вариант вы хотели бы видеть – оптимистический или пессимистический.

У первых бюджет доходов и расходов существует отдельно от бюджета движения денежных средств, у вторых один является следствием другого.

Первые говорят о «статьях и справочниках», вторых интересуют прогнозные события.

Первые считают все «точно» и умеют объяснить, почему план не сошелся с фактом. Вторые спокойно работают с несколькими вариантами расчетов и умеют вовремя сделать любой факт минимум безубыточным для компании

Автор  Маркичев И.В.

Программа семинара "Бюджетирование в Excel"