Расписание семинаров

Нет событий

Корпоративная Конституция или решение на системном уровне

корпоративная конституция
  • Какие действия в сложных ситуациях будут правильными?
  • Как себя вести, чтобы налаживать рабочие отношения?
  • Не допускать сплетен?
  • Быть корректными?
  • Что компания имеет право требовать с сотрудников?
  • Что сотрудник имеет право требовать с компании?
  • Во всех этих и многих других случаях помогают две вещи:

    1. написать на бумаге
    2. договориться о том, что мы теперь так работаем.

    Перечень и описание с комментариями таких Базовых Ценностей, которые создают определенность сотруднику и компании, и называются Корпоративной Конституцией. В качестве примера привожу текст разработанной (совместно с А.Макаровым) Корпоративной Конституции Учебного Центра ПРАГМАТИК.

    Корпоративная Конституция

    Свод правил «так принято в нашей компании»

    При прочтении новым сотрудником Конституции, он ОБЯЗАН найти 15 непонятных или сомнительных для него мест и обратиться по ним за разъяснениями.

    Статья 1. Каждый имеет право на ошибку

    Люди не идеальны. Любой человек имеет право на ошибку. При этом она не должна быть преднамеренной (преднамеренная ошибка = нелояльность). Право на ошибку не исключает ответственность. Из ошибок должны следовать конкретные выводы, исключающие повторение этих ошибок в дальнейшем. Ошибки не должны повторяться. Они должны исправляться и, в ряде случаев, оплачиваться сотрудником, совершившим ошибку.

    Статья 2. Ответственность за принятие и понимание распоряжения

    Если сотрудник подтвердил, устно или письменно, что распоряжение он понял и выполнит, и никаких возражений, вопросов, комментариев не поступило (или они были разобраны, и сотрудник подтвердил, что с ними разобрались), любые претензии, предъявленные после согласия, связанные с невыполнением или неверным выполнением, не принимаются. В том числе – если сотрудник не понял, но не решился про это сказать. Ответственность за это лежит на сотруднике.Сказав «понял» или «сделаю» - ты отвечаешь за свои слова. 

    Статья 3. Справедливая оплата

    То, что делается, – должно быть оплачено. То, что оплачено, – должно быть сделано. Условия оплаты должны быть оговорены заранее. Если условия оплаты не оговорены /не ясны, и сотрудник начинает работу, он автоматически принимает, что по окончании работы решение о размерах и формах оплаты принимает руководитель, и он с ними заранее согласен. 

    Статья 4. Изменения в компании

    Любые изменения (в том числе и в отношении заработной платы) в компании касаются только предстоящего периода, и ни в коем случае НЕ ПРОВОДЯТСЯ ЗАДНИМ ЧИСЛОМ. 

    Статья 5. Лояльность Сотрудника

    Сотрудник должен быть лоялен компании. Нелояльность сотрудника является достаточным основанием для увольнения его из компании.

    Лояльность: соблюдение в своих мыслях, словах и действиях интересов компании, и следование им.

    Лояльность – когда сотрудник исходит из интересов фирмы. Если он действует в интересах фирмы – он прав. Для лояльного сотрудника не существует конфликта интересов своих и компании - фактом согласия работать в этой компании он подтверждает свою лояльность, и намерение согласовывать, иногда и в одностороннем порядке, свои интересы с интересами компании.Пренебрежение интересами компании, подтасовка, выдача одного за другое, сокрытие информации или распространение ложной информации, выдача коммерческой тайны, информации о клиентах, представление своей компании в некрасивом свете, любые формы обмана – расценивается как проявление нелояльности.Во взаимоотношениях с партнерами, клиентами и поставщиками сотрудники всегда действуют в пользу своей компании. Они защищают сферу интересов компании, и делают все возможное, чтобы во взаимоотношениях с подрядчиками не происходило необоснованное удорожание работ и снижение качества. В любом случае лучше сказать правду, чем солгать. Искажение информации и обман считаются нарушением гораздо большим, нежели то нарушение, которое было сокрыто. 

    Статья 6. Работа с информацией

    Я знаю, что моя Компания по роду своей деятельности собирает и работает с информацией, имеющей высокую коммерческую ценность.Исходя из этого, в Компании приняты правила на работу, передачу, публикацию, копирование и иное использование информации, полученной путем внутренней деятельности, приобретения, сбора, анализа и иными способами.

    1. Вся информация, получаемая путем исследований, анализа, покупки, внутренних разработок является собственностью Компании.
    2. Любые виды копирования информации с целью использования вне рамок Компании возможны только с разрешения Руководителя Компании. Копирование для работы с последующим использованием вне рамок Компании также возможно только с разрешения Руководителя Компании с указанием выгод и преимуществ, которые данное действие принесет Компании.

    Статья 7. Рабочий день, оплачиваемое время, планирование и учет его использования

     Рабочий день в компании является нормированным. При этом руководство спрашивает с сотрудников не только за присутствие на рабочем месте, а и за объем выполненной, согласно плану, работы. Базовый оклад, который выплачивается сотруднику, выплачивается за использованные в дело 480 минут в день, пять дней в неделю. При необходимости руководитель может потребовать от сотрудника вести планирование рабочего дня (методом «Альпы»), хронометраж рабочего дня (фиксация каждой смены деятельности и времени перехода) и ежедневные отчеты о результатах. 

    Статья 8. Компетенции в принятии решений

    Сотрудник принимает решения только в рамках своей компетенции. Если сотрудник не имеет компетенции, он либо утверждает решение у руководства и получает соответствующее разрешение, либо не принимает решение.Если сотрудник не знает, входит ли то или иное решение в сферу его компетенции – он действует по следующему алгоритму:

    1. Спросить у непосредственного руководства
    2. Если его нет:Спросить у любого вышестоящего руководителя
    3. Если его нет:Не принимать решение. Зафиксировать факт необходимости принятия решения. Передать зафиксированную информацию, когда появится руководитель.

    Статья 9. Появление посторонних лиц

    В случае появления в офисе (звонка по телефону) любого представителя любой государственной организации либо конкурирующей компании с вопросом, не входящим в область моей компетенции, я сразу вежливо провожаю (переключаю) соответствующего представителя к своему руководителю, никаких разговоров с ним не веду и на все вопросы отвечаю: ""Пожалуйста, это к моему руководству"".В случае появления в офисе любого постороннего человека без сопровождения кого-либо из сотрудников компании следует:

    1. Обратить внимание,
    2. Встретиться взглядом или подойти, а потом встретиться взглядом,
    3. Улыбнувшись, поздороваться, и вежливо спросить кто он и откуда, и чем вы ему можете помочь.
      1. Если помощь ему не входит в рамки вашей компетенции – позвать руководителя.
      2. Если руководителя нет – записать кто приходил, когда, во сколько и зачем, проводить человека из офиса, убедиться что он ушел и вернуться к своей работе.

    Статья 10.Схема и размер оплаты труда

    Схема и размер оплаты труда не являются чем-то незыблемым и могут меняться в соответствии с изменением целей и задач в компании, и в соответствии с изменениями на рынке. В том числе могут меняться нормативы, проценты, ставки и т.д. 

    Статья 11. Предложения по изменению схемы и размера оплаты труда

    Вопросы изменения размера или схемы оплаты труда являются рабочими вопросами и открыто обсуждаются сотрудником с непосредственным руководителем по следующей процедуре:Сотрудник должен:

    1. Написать на листе бумаги ответы на вопросы:
      1. Что предлагается изменить, увеличить, исправить в заработной плате и/или схеме её расчета?
      2. В связи с этим, что сотрудник готов делать больше, по-другому, дополнительно?
      3. Как от этого выиграет компания?
      4. Поставить число и подпись.
    2. Отдать этот листок непосредственному руководителю.

    В течение 5 рабочих дней предложение обязательно будет рассмотрено. По истечении этого срока руководитель дает либо согласие, либо мотивированный отказ, либо задаёт встречные вопросы и отдает предложение на доработку.Иные способы предложений по заработной плате к рассмотрению не принимаются.В ответ на свою просьбу и/или предложение, сотрудник может получить как согласие, так и аргументированный отказ. И, в случае получения аргументированного отказа, обижаться в компании считается неприличным.  

    Статья 12. Отношение к проблемам

    Правильное отношение к проблемам – проговаривание их, т.е. превращение в задачу и решение, как только проблема была обнаружена. В компании является неправильным замалчивать и утаивать проблемы, или обсуждать их исподтишка (в том числе, и с коллегами), а не проговаривать конкретно и вслух. Иной способ рассмотрения проблем, кроме четкого проговаривания конкретно и вслух - независимо от воли сотрудников - развивается в сплетню.Все проблемы решить невозможно, но любую из них можно превратить в задачу. Корректным и эффективным является работа по алгоритму: проблема - проговор (формулировка) - задача - решение. Схема превращения проблемы в задачу:

    1. сформулировать для себя проблему – «как она выглядит для меня»,
    2. переформулировать ее в задачу – «что нужно получить, что иметь как результат»
    3. найти 1-3 варианта, что и как можно сделать для решения этой задачи
    4. написать эти три пункта и отдать непосредственному руководителю.

    Статья 13. Намеки

     В компании существует правило: «Намеки не понимаются». Если существует проблема, сотрудники действуют по статье 8 и 12 (Компетенции в принятии решений, Отношение к проблемам). Если в речи коллеги замечен намек, ему НЕЗАМЕДЛИТЕЛЬНО на это указывается, т.е. предлагается переформулировать и высказать это, как просьбу или предложение. 

    Статья 14. Распоряжения

    Распоряжения, отдаваемые в компании руководителем подчиненному, отдаются устно. Подчиненный фиксирует распоряжение письменно, показывает запись руководителю, тот подтверждает правильность записанного, при этом руководитель также может зафиксировать распоряжение, но это не освобождает подчиненного от обязанности самому фиксировать распоряжение. 

    Статья 15. Вопросы

    Вопросы, требующие подробный ответ и могущие возникнуть повторно у того же или у другого сотрудника задаются в письменном виде. Руководитель отвечает на них устно, сотрудник записывает и показывает руководителю записанный ответ, после чего ответ складывается в папку. Важные вопросы впоследствии переводятся в электронный вид. Какие вопросы необходимо перевести в электронный вид, и в какой файл – определяет руководитель.Относится ли вопрос к категории тех, что задавать письменно, определяет сам подчиненный, но в итоге решает руководитель. 

    Статья 16. Вопросы – поиск ответов

    При возникновении вопросов правильным является следующий алгоритм действий:

    1. Найти ответ самому.
    2. Если пункт результатов не дал, тоОткрыть файл «вопросы и ответы», «стандарты компании» и «конституция» и найти ответ там.
    3. Если ответ не найден:Обратиться к руководителю.

    Статья 17. Ничто не заметается под ковер

    Если появился вопрос, произошел сбой, возникло недоразумение или иное событие, его участники или сотрудники, заметившие это, выносят его на обсуждение. Результатом обсуждения участников является конкретное, устраивающее обе стороны решение. Стороны совместно вырабатывают такое решение, которое исключает повторение недоразумения или аналогичного по характеру события. 

    Статья 18. Решение поднятых вопросов

    Все поднятые вопросы – решаются, а не остаются в подвешенном состоянии. По каждому поднятому вопросу руководителем назначается ответственный и контрольный срок решения. Если к сроку вопрос не решен – решение принимается либо немедленно руководителем, либо вопрос откладывается на продолжительное фиксированное время, и до истечения этого срока – не поднимаются вновь.

    Статья 19. Предъявление претензии

    Прежде, чем предъявить к кому-либо претензию, сотрудник обязан задать себе три контрольных вопроса:

    1. какова ДЕЙСТВИТЕЛЬНАЯ суть претензии-проблемы?
    2. что Я САМ НЕ сделал для решения проблемы?
    3. что реально и кому предлагается сделать для решения проблемы?

    Иного способа предъявить претензию в компании нет. 

    Статья 20. Запрет имитации деятельности

    В компании «Имитация деятельности» является запрещенной. Имитация деятельности - это когда вместо того, что НАДО сделать, сотрудник делает то, что хочет. Либо вместо того, что надо, делает другую, психологически более приятную и ленивую работу. В ситуации неопределенности сотрудник обязан составить план необходимых действий по методу «Альпы» и действовать, не уклоняясь от действительно продуктивной работы.

    Статья 21. Вовремя

    Вовремя.Любые договоренности, обязательства по срокам являются публичными действиями взрослого и ответственного человека и выполняются. В случае различных накладок передоговоренности создаются ДО окончания согласованного срока.  

    Статья 22. Больничные и отпуска

    Больничные оплачиваются в размере 7 дней в году. Оплачиваемый отпуск составляет 28 календарных дней. Количество дней отпуска за свой счёт оговаривается каждый раз с руководителем и определяется в зависимости от ситуации.

    Статья 23. Оправдательные документы при покупках

    При любой покупке для нужд Компании сотрудник обязан взять соответствующую документацию у продавца: накладную и счет-фактуру или кассовый и товарный чек. В них должно быть ПОДРОБНО и КОНКРЕТНО расписано, НА ЧТО были потрачены деньги, ЧТО было получено и В КАКОМ КОЛИЧЕСТВЕ. Если сотрудник не соблюдает данную процедуру, руководитель вправе потребовать оплаты данной покупки из личных средств сотрудника. 

    Статья 24. Фиксация междугородних звонков

    ВСЕ звонки по межгороду, в том числе и факсы, фиксируются в книге регистрации междугородних телефонных переговоров по соответствующей форме: дата, время, продолжительность, город, телефонный номер, цель разговора кратко, абонент, звонящий (фамилия или подпись разборчиво).Если сотрудник не зафиксировал свой телефонный звонок, руководитель вправе потребовать оплаты данного звонка из его личных средств.В случаях, когда не исчерпан лимит на междугородние телефонные разговоры, возможен вариант, когда фиксация междугородних звонков не проводится. Такой вариант наступает ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО по распоряжению руководителя. 

    Статья 25. Поведение на рабочем месте

    «Порядок на столе, порядок в мыслях» - каждый сотрудник в конце рабочего дня планирует день следующий – мероприятия, загрузку по времени, взаимодействие с коллегами. Уходя, оставляет стол чистым, то есть убирает всю документацию в папки, тумбочку, моет кружку, чтобы утро начать с бодрого кофе или чая.

    Последний сотрудник, покидающий помещение, выключает оргтехнику, за исключением факса и той техники, которая оставлена работающей специально (оптимизация жесткого диска компьютера, факс и т.п.), проверяет свет и закрыты ли окна.

    Сотрудники Компании всегда держат в безукоризненной чистоте голову и обувь. Чистая, подстриженная, причесанная голова; чистая, опрятная одежда; порядок в мыслях. Обувь чистая, начищенная.

    Статья 26. Использование черновиков
    Компания:

    • Работает с информацией, в том числе используя для ее подготовки и обработки бумагу
    • производит достаточно печатных листов, не идущих в дело, чтобы обеспечить черновиками всех сотрудников

    Поэтому с целью экономии и уменьшения бумажного мусора все рабочие материалы, распечатки и записи, НЕ ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ДЛЯ ПЕРЕДАЧИ КЛИЕНТАМ, делаются на черновиках. Для этого в принтере и факсе постоянно стоят качественные черновики (без рватостей, степлеров и т.п.). Чистые же листы вставляются по требованию.

    Статья 27. Вредные привычки

    Жевание жевательной резинки при клиентах и партнерах Компании недопустимо.

    Курение в помещениях компании недопустимо.

    Статья 28. Чаепитие, организация обедов

    Чаепитие и организация обедов является заботой сотрудников. Компания предоставляет для этого специальное помещение и оборудование: свч-печь, электрический чайник.

    Чаепитие: место после него должно быть таким же чистым, как и до чаепития.

    Статья 29. Оформление исходящей корреспонденции

    Вся исходящая корреспонденция в печатном виде печатается на фирменных бланках; в электронном виде – верхний колонтитул с использованием лого Компании в черно-белом варианте, нижний колонтитул – текстовая строка так, как в фирменном бланке. При невозможности вставить лого верхний колонтитул оформляется текстом.

    Статья 30. Изменения и дополнения в Конституцию

    Я знаю, что правила, перечисленные здесь, могут быть изменены (отменены, усовершенствованы...) в любое время. При этом, соответствующие предложения по изменению (обоснования) должны быть подготовлены в письменной форме их инициатором и донесены до каждого члена коллектива перед обсуждением изменений.

    Информация для разъяснения (заполняется сотрудником при возникновении вопросов)

    Статья/ Вопрос: ____________________________________________________

     

    Я принимаю эту Конституцию как основные правила моей работы, поведения и взаимоотношений в компании.

     

    «__»________2004 г._______________________________________/__________/

    дата фамилия инициалы должность подпись

    «__»________2004 г. _______________________________________/__________/

    дата фамилия инициалы должность подпись

    Рекомендации по внедрению:

    Согласовать с высшим руководством/инвесторами.

     

    1. Тщательно просмотреть и скорректировать моменты, которые согласно политике Вашей компании приняты иначе, чем в предлагаемом тексте. (например, оплата больничных и пр.)
    2. Подготовить принятие конституции "снизу"
      • раздать текст сотрудникам либо руководителям подразделений, с распоряжением директора "ознакомиться и в течении 1 недели по спорным пунктам вынести альтернативные предложения или формулировки", через неделю - утвердить.
      • можно сделать это на собрании в двухходовку:
        1. собрать и сказать что "мысль о конституции есть, ждем предложения и тексты в течении недели".
        2. через неделю - что "вот итог работы инициативных групп (если что-то напишут - подредактировав это добавить к имеющемуся), посмотрите, неделю на коррективы, и принимаем".
    3. Принять.
    4. Каждый новый сотрудник - подписывается по конституцией.
    5. "dura lex sed lex" - закон суров, но он закон - такого рода документы не имеют права быть пустой бумажкой, выполнять должны в первую очередь РУКОВОДИТЕЛИ, т.е. Вы.
    6. регулярно (раз в полгода-год) пересматривать, описывать новые ситуации, добавлять либо переформулировать

      Появятся вопросы - пишите, всегда буду рад ответить.

      Успехов!