Эффективное деловое совещание
Что такое эффективное совещание?
Это такое совещание, в результате проведения которого с минимальными издержками достигаются поставленные перед ним цели.
Для того, чтобы эффективное совещание получилось – нужно применять
- технологии четкой постановки целей
- и технологии оптимального решения частных задач совещания.
Стоит сначала разобраться в том, что же такое «совещание» по сути.С формой все понятно – собрались, посидели, поговорили…
А суть?
Совещание – это коллективный разум.
Многоголовый супермозг, обладающий обширными знаниями из разных областей, хранящий и выуживающий в нужный момент самую разнородную информацию.
Многоглазый многоухий многоносый монстр, замечающий в решаемой проблеме огромное количество важных нюансов, которые не в силах заметить кто-то один.
Однако стоит помнить, что и «кушает» такой супермозг довольно плотно. Стоимость индивидуальных размышлений человека с окладом 32 тысячи рублей – около 500 рублей в час, около 8 рублей в минуту. Десять человек на совещании – 5000 рублей в час, 80 рублей в минуту.
Чтобы не повторять ситуацию лебедь-рак-щука, у совещания должна быть единая воля, направляющая его работу на достижение цели и результата, не дающая «растекаться мыслью по древу». Если этой воли нет – все бессмысленно. Хаос победит. Требуется научиться вести совещание, руководить им.
Но и только «железной воли» недостаточно
Совещание призвано решить проблему, с которой не может справиться отдельный человек.
Так же, как любая работа любого отдельно человека должна иметь конечный конкретный результат, и у совещания должен быть результат.
Цель
Обычно говорят о цели совещания.
Грубо говоря, цель – это «политико-идеологическая», «психологическая» формулировка результата1 .
Основные цели совещаний таковы:
| Цель | Результат | |
| 1 | Информационно-организационная (установление единства понимания и обмен информацией) | Осознанная участниками информация |
| 2 | Обсуждение проблем | Заданные вопросы |
| 3 | Формулирование задач | Описание задач для последующего исполнения. В идеале – четкое и подробное описание видения итога, с цифрами. |
| 4 | Выработка вариантов решений | Варианты решений, ответы на вопрос «как, каким образом?» |
| 5 | Принятие решений | Конкретный и подробный план действий |
Итог большинства совещаний – информация, оформленная в определенную структуру. Чем больше такой информации и чем она качественнее – тем эффективнее совещание.
Каждая «просто цель» – понятна, но абстрактна.
Если мы добиваемся эффективного проведения совещания – мы должны существенно более четко, чем цель, фиксировать ожидаемый результат совещания.
Например, не просто «принять решение по вопросу строительства автостоянки» (цель), а «Выработать и утвердить объемы, план, бюджет, сроки и т.п. строительства автостоянки (утвердить пакет документации объемом … листов).
Важность совещания можно объективно оценить задав вопрос: чем совещающиеся готовы пожертвовать ради успеха совещания?
1 класса. Не отменяется, не прерывается (в т.ч. – телефонами и СМС) и не переносится.
2 класса. Разрешены телефоны, запрещены отмены и переносы
3 класса. Запрещены отмены. Перенос только внутри дня
И так далее - вплоть до жертв личными амбициями и позицией «это не мое дело» 