Журнал Фиксации Проблем
Руководителю постоянно не хватает времени.
Иногда весь день проводишь, решая кучу проблем, а вечером оказывается, что ничего существенного не сделано.
Куда уходит время руководителя?
На ежедневное решение мелких проблем.
Сколько мелких вопросов приходится решать руководителю в день? Порядка двадцати. В месяц получается четыреста. Вспомните хотя бы сотню из тех, что решались в последний месяц...
Что с этим делать?
Находить системные решения, которые позволят предупредить большинство вопросов и системно экономить время.Какие системные решения для этого необходимы?
Откуда получить эту информацию?
В УЦ Прагматик для этого пользуются Журналом Фиксации Проблем.Выглядит он так:
| № | описание конкретной случившейся или выявленной проблемы (не менее 10 строк) |
как это было обнаружено | кого, каких подразделений это коснулось или коснется | объем потерь от возникновения проблемы | объем работ на ликвидацию проблемы | дополни- тельные риски |
повторяемость проблемы в какой-то период времени |
|
|
Необходимость ведения такого журнала понятна, теперь вопрос кто это будет делать и как.
Кто заполняет Журнал
- В первую очередь, руководитель. Причем «что фиксировать, а что – нет» – вопрос привычки, оптимально – фиксировать все возникающие вопросы.
- Кроме того – ведущие сотрудники, те, кто видит проблемы. Им поначалу (да и для руководителя на первых порах будет нелишне) ввести норматив: не менее пяти записей в день, чтобы вошло в привычку. А затем – по мере необходимости.
И всем остальным сотрудникам пронормировать, что проблема фиксируется обязательно, если она заняла не менее получаса (часа, двух – решите сами) чьего-либо времени на ее решение или расхлебывание последствий.
Как правильно заполнять
- В колонке «описание конкретной проблемы» – не менее 20-25 слов, описывающих факты и события (а НЕ выводы).
- В колонках «объем потерь» и «объем работ» должны быть конкретные цифры.
Первые несколько дней руководителю следует внимательно последить, как сотрудники будут делать записи, и ежедневно корректировать, объясняя, как писать правильно и как неправильно и почему. Удачные и неудачные примеры фиксировать в файл для новичков.
Итог
Уже обзор записей журнала за неделю позволяет многое прояснить и понять для себя. А месячный набор записей в этом просто неоценим.У руководителя будет регулярно и оперативно появляться конкретная фактическая информация по тому, какие проблемы возникают и какие системные решения остро нужны
