Расписание семинаров

Нет событий

Журнал Фиксации Проблем

ЖОП

Руководителю постоянно не хватает времени.

Иногда весь день проводишь, решая кучу проблем, а вечером оказывается, что ничего существенного не сделано.
Куда уходит время руководителя?

На ежедневное решение мелких проблем.

Сколько мелких вопросов приходится решать руководителю в день? Порядка двадцати. В месяц получается четыреста. Вспомните хотя бы сотню из тех, что решались в последний месяц...

Что с этим делать?

Находить системные решения, которые позволят предупредить большинство вопросов и системно экономить время.

Какие системные решения для этого необходимы?

Откуда получить эту информацию?

В УЦ Прагматик для этого пользуются Журналом Фиксации Проблем.

Выглядит он так:

описание конкретной случившейся или выявленной проблемы
(не менее 10 строк)
как это было обнаружено кого, каких подразделений это коснулось или коснется объем потерь от возникновения проблемы объем работ на ликвидацию проблемы дополни-
тельные риски
повторяемость проблемы в какой-то период времени

 

 

Необходимость ведения такого журнала понятна, теперь вопрос кто это будет делать и как. 

Кто заполняет Журнал

  • В первую очередь, руководитель. Причем «что фиксировать, а что – нет» – вопрос привычки, оптимально – фиксировать все возникающие вопросы.
  • Кроме того – ведущие сотрудники, те, кто видит проблемы. Им поначалу (да и для руководителя на первых порах будет нелишне) ввести норматив: не менее пяти записей в день, чтобы вошло в привычку. А затем – по мере необходимости.


И всем остальным сотрудникам пронормировать, что проблема фиксируется обязательно, если она заняла не менее получаса (часа, двух – решите сами) чьего-либо времени на ее решение или расхлебывание последствий. 

Как правильно заполнять

  • В колонке «описание конкретной проблемы» – не менее 20-25 слов, описывающих факты и события (а НЕ выводы).
  • В колонках «объем потерь» и «объем работ» должны быть конкретные цифры.

Первые несколько дней руководителю следует внимательно последить, как сотрудники будут делать записи, и ежедневно корректировать, объясняя, как писать правильно и как неправильно и почему. Удачные и неудачные примеры фиксировать в файл для новичков. 

Итог

Уже обзор записей журнала за неделю позволяет многое прояснить и понять для себя. А месячный набор записей в этом просто неоценим.У руководителя будет регулярно и оперативно появляться конкретная фактическая информация по тому, какие проблемы возникают и какие системные решения остро нужны

Виталий Жандаров